Polityka prywatności

1. Kto odpowiada za dane

ASTARCODE Adrian Starczewski, NIP 5732972886, REGON 544743240, jest administratorem danych osób kontaktujących się z Godzinowo, użytkowników kont oraz danych niezbędnych do sprzedaży, rozliczeń i ochrony usługi. Kontakt w sprawach prywatności: kontakt@godzinowo.pl.

W odniesieniu do danych pracowników umieszczanych przez firmę w grafiku i RCP administratorem jest co do zasady ta firma. Godzinowo przetwarza je na jej udokumentowane polecenie. Pracownik powinien kierować sprawy dotyczące swojej ewidencji do pracodawcy; jeżeli otrzymamy taki wniosek, przekażemy go właściwemu Klientowi.

2. Cele, dane i podstawy

Rejestracja i obsługa konta: imię i nazwisko, e-mail, telefon jeśli podany, dane organizacji, uprawnienia i historia akceptacji. Podstawą jest wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dla przedstawicieli organizacji podstawą kontaktu i obsługi uprawnień jest uzasadniony interes polegający na wykonaniu umowy z organizacją (lit. f).

Rozliczenia: dane nabywcy, adres, NIP gdy wymagany, e-mail do faktur, zamówienia i statusy płatności. Przetwarzanie służy wykonaniu umowy oraz obowiązkom rozliczeniowym i podatkowym (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO). Nie przechowujemy pełnego numeru karty płatniczej; dane płatnicze obsługuje operator płatności.

Korespondencja i reklamacje: dane nadawcy oraz treść wiadomości. Podstawą są działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy, wykonanie umowy, obowiązki prawne lub uzasadniony interes polegający na udzieleniu odpowiedzi i obronie roszczeń - zależnie od charakteru sprawy.

Bezpieczeństwo: identyfikatory techniczne, adres IP, logi dostępu, informacje o błędach i działaniach w koncie. Podstawą jest uzasadniony interes zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć i rozliczalności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie wykorzystujemy tych danych do automatycznego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec osoby.

3. Czy trzeba podawać dane

Dane wymagane w formularzach są niezbędne do obsługi konta firmowego, zamówienia lub zapytania. Przed pierwszą płatnością wymagamy danych firmy, w tym NIP i danych do faktury. Niepodanie niezbędnych danych może uniemożliwić zakup lub wykonanie danej czynności. Pola oznaczone jako opcjonalne można pozostawić puste. Nie wysyłaj danych zdrowotnych ani nadmiarowych danych pracowników w formularzu kontaktowym.

Założenie konta i kontakt nie oznaczają zgody na newsletter ani marketing. Ewentualna przyszła zgoda marketingowa będzie oddzielna, dobrowolna i możliwa do wycofania.

4. Komu przekazujemy dane

LH.pl zapewnia hosting, pocztę i kopie zapasowe. inFakt obsługuje fakturowanie; przekazujemy tam dane nabywcy i transakcji, a nie ewidencję czasu pracy całego zespołu. PayU obsługuje płatności i w zakresie własnych obowiązków działa według własnych zasad ochrony danych.

Dostęp mogą otrzymywać upoważnione osoby wspierające usługę, obsługę księgową i prawną, w zakresie koniecznym do ich zadań, oraz organy uprawnione na podstawie przepisów. Szczegóły zakresu i ról znajdują się w dokumencie Dostawcy i podwykonawcy. Nie sprzedajemy danych osobowych.

Dostawca infrastruktury deklaruje lokalizację serwerów hostingowych w Polsce. Ewentualne przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy wymaga oceny konkretnej usługi i odpowiedniej podstawy z rozdziału V RODO; nie wynika automatycznie z tego, że klient działa w Polsce.

5. Jak długo przechowujemy dane

Dane konta są potrzebne przez czas wykonywania umowy i obsługi zakończenia współpracy. Dane pracowników powierzonych przez klienta podlegają jego poleceniom oraz warunkom powierzenia; ustawowy okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej nie oznacza, że Godzinowo ma przechowywać ją bezterminowo po zamknięciu konta.

Dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany prawem podatkowym, do upływu właściwego przedawnienia, z uwzględnieniem sytuacji, które ten okres przedłużają. Usunięcie konta lub zmiana danych nabywcy nie usuwa obowiązku zachowania wystawionej faktury.

Zwykłe zapytania bez zawarcia umowy: do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji. Logi bezpieczeństwa: zasadniczo do 90 dni. Dane niezbędne w konkretnej reklamacji, incydencie lub sporze mogą być zachowane dłużej, w ograniczonym zakresie, do zakończenia sprawy i upływu właściwego terminu roszczeń.

Po potwierdzonym zamknięciu konta klient ma 30 dni na odebranie danych. Najpóźniej po upływie tego okresu usuwamy dane robocze z aktywnych systemów, chyba że prawo wymaga zachowania określonych informacji. Kopie zapasowe są nadpisywane w 30-dniowym cyklu dostawcy hostingu i nie są przywracane do bieżącego użycia, chyba że jest to niezbędne do bezpiecznego odtworzenia systemu.

6. Twoje prawa

W granicach przewidzianych RODO przysługują Ci prawa dostępu do danych, otrzymania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Gdy podstawą jest zgoda, można ją wycofać bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie.

Napisz na kontakt@godzinowo.pl. Możemy poprosić o informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości; nie prosimy o hasło. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca. W przypadkach przewidzianych prawem termin może zostać przedłużony, o czym poinformujemy wraz z uzasadnieniem. Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, uodo.gov.pl.

7. Cookies i pamięć urządzenia

Panel wykorzystuje niezbędne mechanizmy sesji i zabezpieczeń formularzy. Ekran RCP może zapamiętywać wybrany obiekt na urządzeniu. Są to funkcje służące działaniu usługi, a nie reklamy. Usunięcie danych witryny może wylogować użytkownika lub skasować wybór obiektu.

Motyw strony nie dodaje własnych narzędzi śledzenia reklamowego ani analitycznego. Formularz kontaktowy działa przez Contact Form 7. Jeżeli zostaną dodane zewnętrzne statystyki, piksele, filmy lub rozwiązania antyspamowe wymagające zgody, ich uruchomienie musi zostać poprzedzone odpowiednią informacją i wyborem użytkownika. Sama obecność niniejszej polityki nie zastępuje tego wyboru.

Ustawieniami cookies można zarządzać w przeglądarce. Zablokowanie niezbędnych mechanizmów może ograniczyć działanie panelu. Informacje w polityce aktualizujemy wraz ze zmianami rzeczywistego sposobu przetwarzania.